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Lien de partage
Définition
Un lien de partage est une adresse qui donne accès à un contenu conservé en ligne, selon les personnes autorisées et les droits choisis par son propriétaire.
Dit autrement
C’est une indication vers un document commun, avec une porte dont l’ouverture dépend des règles d’accès.
Un exemple
Vous envoyez le lien d’un compte rendu à une collègue. Vous lui accordez la lecture et vérifiez que le document n’est pas accessible à tout le monde.
Un lien de partage renvoie vers un document, un dossier ou un autre contenu en ligne. Les droits associés déterminent qui peut l’ouvrir et ce que chacun peut y faire.
Comment ça marche
Le contenu reste chez le service qui l’héberge. L’adresse peut désigner un document réservé à des comptes invités, ou donner accès à toute personne qui possède le lien. Ces situations ont des conséquences différentes : transmettre l’adresse ne devrait pas être assimilé automatiquement à une invitation nominative.
La permission de lecture autorise la consultation selon les règles du service. La permission de modification permet d’agir sur le contenu. Certains outils distinguent aussi le commentaire. Le lien indique où aller ; les permissions déterminent les actions admises. Il faut donc contrôler ces aspects séparément avant l’envoi.
Pourquoi c'est important pour vous
Un document partagé peut évoluer sans qu’il soit nécessaire d’expédier une nouvelle copie. Cela facilite un travail collectif, mais une personne peut consulter une version différente de celle que vous aviez sous les yeux lors de l’envoi. Précisez votre intention si le contenu sert de référence.
La fiche partager un document Google Docs en lecture seule aide à régler un cas courant. Préférez une invitation aux personnes concernées lorsque le contenu est privé. Vérifiez aussi les accès hérités d’un dossier : le document peut déjà être accessible à un groupe plus large que le destinataire du lien.
À ne pas confondre avec une pièce jointe
Une pièce jointe est une copie transmise dans un message. Le lien mène généralement à un contenu que son propriétaire peut mettre à jour, déplacer ou retirer. Le destinataire peut donc perdre l’accès plus tard, même si le message contenant le lien reste dans sa boîte.
Retirer un accès ne supprime pas les copies déjà téléchargées ou les captures réalisées. Avant de partager, limitez les informations inutiles. Après la collaboration, revoyez les personnes autorisées et fermez les accès devenus superflus, plutôt que de supposer qu’un ancien lien ne sera plus utilisé.